Spannungsfeld Standortdaten

Digitale Arbeitsmittel können in Echtzeit zeigen, wo sich Beschäftigte befinden und darüber Rückschlüsse erlauben, was sie gerade tun. Das steigert Tempo und Planbarkeit – kann aber womöglich Persönlichkeitsrechte verletzen. Datenschutzrechtliche Vorgaben und technikunterstützte Lösungen können dazu beitragen, dass Standortdaten sicher und verhältnismäßig genutzt werden.

Autor Dr. Annika Selzer und Dr. Matthias Enzmann, Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie (SIT) und Nationales Forschungszentrum für angewandte Cybersicherheit ATHENE

In Service, Logistik, Instandhaltung und ÖPNV ist die Erfassung von Positionsdaten der Mitarbeitenden häufig bereits Alltag. Dispositionen greifen auf Live-Daten zu, um Stillstand zu vermeiden: Wer ist in der Nähe einer Störung? Wer hat freie Kapazitäten? Wer verfügt über die passende Qualifikation, wer kann sofort reagieren? Richtig eingesetzt verkürzen solche Informationen Reaktionszeiten in Notfällen, beispielsweise bei gefährlichen Alleinarbeiten. Die Nutzung der Standortinformationen kann in einem solchen Fall aus Datenschutzsicht gerechtfertigt sein, wenn die Arbeitsrisiken hinreichend hoch und nicht anders zu adressieren sind. Damit können sie einen Beitrag zum Arbeitsschutz leisten – etwa durch schnellere Hilfeleistung oder besser planbare Gefährdungsbeurteilungen. Entscheidend für derartige Arbeitsschutzfunktionen bei der Datenauswertung bleibt, wer wann welche Daten sieht und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden.

Datenschutz: klare Zwecke, kurze Speicherfristen, begrenzte Zugriffe

Gleichzeitig wächst das Risiko des „gläsernen Mitarbeiters“. Werden Namen von Mitarbeitenden, Einsatzzeiten und -tätigkeiten, Orte, Leistungsmengen und Wege zusammengeführt, entstehen aussagekräftige Tätigkeitsprofile – teils mit sensiblen Rückschlüssen (z. B. können regelmäßige Pausenorte Hinweise auf politische Meinungen, Krankheitsbilder oder religiöse Weltanschauungen geben). Auch Smartwatches und mobile Apps verstärken diese Datendichte. Für Fachkräfte für Arbeitssicherheit bedeutet das: Absprache mit der betrieblichen Ansprechperson für Datenschutz, um Sicherheitsnutzen zu ermöglichen, aber Profilbildung zu begrenzen. Entscheidend sind klar definierte Zwecke, kurze Speicherfristen, eingeschränkter Zugriff und technische Barrieren gegen unberechtigte Zugriffe auf die Daten.

Standortdaten erhöhen Tempo und Sicherheit – verlangen aber klare Zwecke, begrenzte Zugriffe und Schutz vor Profilbildung. © Benjamin Haas – stock.adobe.com

Rechtlicher Rahmen und Prävention

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt personenbezogene Datenverarbeitung nur mit Rechtsgrundlage. Im Arbeitskontext können insbesondere Vertragserfüllung sowie nationale Regeln (z. B. § 26 BDSG) in Betracht kommen. Zusätzlich muss in der betrieblichen Praxis unter anderem Folgendes berücksichtigt werden:

Zweckbindung: Vor der Datenerhebung festlegen, für welche legitimen Zwecke Standortdaten gebraucht werden, und die Daten nur dafür verwenden.
Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Nur personenbezogene Daten erheben, die unbedingt nötig sind, und diese löschen, wenn sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten einer Löschung im Wege stehen, wie etwa die Klärung eines Arbeitsunfalls.
Transparenz: Beschäftigte über anstehende personenbezogene Datenverarbeitung informieren – initial umfassend und idealerweise einzelfallbezogen zusätzlich je personenbezogenem Zugriff.
Betroffenenrechte umsetzen: Rechte auf u. a. Auskunft, Berichtigung und Löschung auf Antrag der Beschäftigten erfüllen.
Mitbestimmung: Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen regeln u. a. Einsatz, Zwecke, Speicherfristen und Auswertungsrahmen der personenbezogenen Datenverarbeitung und können zusätzlich Kontrollmechanismen festlegen.

Rechtliche und technische Anforderungen regelmäßig prüfen

Neben der rechtlichen Basis braucht es angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Unter anderem gehört hierzu, Zugriff nur für zuvor festgelegte Berechtigte zu ermöglichen, jede personenbezogene Datenabfrage zu protokollieren und die verarbeiteten Daten verschlüsselt zu speichern. Die Wirksamkeit dieser und anderer Maßnahmen ist regelmäßig zu überprüfen. Die Gesamtumsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben ist darüber hinaus zu dokumentieren. Auch Maßnahmen wie die Pseudonymisierung können Risiken reduzieren: So sollte ein zugriffsberechtigter Vorgesetzter nicht nur den Zweck der konkreten Dateneinsicht dokumentieren müssen, sondern nach Möglichkeit lediglich Pseudonyme oder Pseudonym-Gruppen einsehen können, zum Beispiel „Elektriker derzeitiger Standort B-5“ oder „Alle Elektriker im Umkreis von 200 m um Standort C-6“. Kurzzeit-Pseudonyme (regelmäßiger Wechsel, etwa alle 15 Minuten) erschweren das Zusammenführen zu Vollprofilen der Mitarbeitenden. Die pseudonymen Daten sowie die Information zu ihrer Zuordnung zu echten Personen sind getrennt voneinander zu speichern. Diese Trennung kann auf Soft- oder Hardware-Ebene erfolgen. So kann ein technisches Sicherheitsnetz entstehen, das Datenschutz und Arbeitsschutz miteinander verbindet – ein Punkt, bei dem Fachkräfte für Arbeitssicherheit gemeinsam mit der Datenschutzansprechperson des Betriebs aktiv vermitteln können.

Metriken für Sicherheit und Datenschutz

Metrikensysteme für die Erhöhung des Mitarbeiterdatenschutzes sind Gegenstand der Forschung und können die Einhaltung von Anforderungen des Datenschutzes messbar machen. Für die Praxis interessant sind unter anderem:

Zulässige Standortabfragen: Anteil der Standortbestimmungen mit dokumentiertem, zulässigem Zweck gegenüber allen vorgenommenen Standortbestimmungen
Lösch-Pünktlichkeit: Zeit zwischen Einsatzende und Löschung der Standortdaten des oder der Mitarbeitenden
Indikator für unberechtigte Zugriffe: ungewöhnliche Zugriffszeiten, häufige Abfragen durch einzelne Personen, wiederholte Identitätsauflösungen ohne Notwendigkeit
Transparenz-Score: Anzahl der Benachrichtigungen für Mitarbeitende zu ihrer Standortbestimmung gegenüber allen angeforderten Standortbestimmungen

Nur pseudonymisierte Standortdaten verbinden Datenschutz, Technik und Arbeitsschutz zu vertrauenswürdiger Prävention. © Benjamin Haas – stock.adobe.com

Standortdaten nutzen, aber strikt begrenzen

Metriken zu diesen Aspekten können Betriebsräte, Datenschutzansprechpersonen, IT-Sicherheitsbeauftragte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit bei der Kontrolle und Verbesserung der Umsetzung datenschutzrechtlicher und IT-sicherheitstechnischer Anforderungen beim Einsatz von Standortbestimmungen von Mitarbeitenden unterstützen. Wichtig bleibt: Arbeitssicherheit ja, anlasslose Standortbestimmungen und Profilbildung nein. Nur wenn Systeme nachvollziehbar, datenminimierend und wirksam bleiben, entsteht Vertrauen – und damit die Akzeptanz, die echte Prävention erst möglich macht.